Dużo czasu spędzamy w pracy. Coraz więcej rzeczy do zrobienia "na wczoraj" zabieramy do domu, a mimo to sterta zaległych spraw rośnie z dnia na dzień. Rozwiązaniem może okazać się zmiana organizacji pracy.

Lepsza organizacja pracy to często najlepszy sposób, by poradzić sobie z gromadzącymi się zaległymi zadaniami, a sobie polepszyć samopoczucie i chęć do pracy. Fakt jest faktem: nawet drobne błędy w organizacji miejsca pracy, mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności wykonywanych obowiązków. Dlatego warto przeanalizować, jak pracujemy i spróbować wprowadzić w życie kilka prostych zabiegów.

Już południe!
Jeśli wspomniane błędy powtarzają się przy wielu drobnych czynnościach, czas spędzony za biurkiem coraz częściej przecieka przez palce. Można jednak, poprzez dobrą organizację miejsca pracy, pomóc sobie we właściwym wypełnianiu zleconych zadań. Sprzyja temu szeroka gama akcesoriów biurowych, uzupełniająca ofertę producentów mebli. - Dobrze zaprojektowane meble biurowe są nie tylko estetyczne, ale też funkcjonalne, ułatwiają pracę. Dlatego staramy się zwracać uwagę na detale i akcesoria usprawniające biurowe życie - przekonuje Jacek Szczepaniak z Fabryki Mebli Biurowych Mikomax. Ciekawym rozwiązaniem są na przykład specjalne wkładki - piórniki umieszczane w szufladach kontenerów. Dzięki nim długopisy, spinacze, gumki i nożyczki mają swoje stałe miejsce i nie trzeba tracić czasu ich nieustanne poszukiwania. Mimo, że wiele osób chwali sobie wysuwaną szufladę na klawiaturę, okazuje się, że nie jest ona najlepszym rozwiązaniem. Rehabilitanci i specjaliści od ergonomii przestrzegają, że znajduje się zbyt nisko i dlatego korzystanie z niej nie sprzyja zdrowiu kręgosłupa. - Jeśli potrzebujemy więcej miejsca na blacie biurka, zdecydowanie lepszym sposobem na jego wygospodarowanie jest umieszczenie pojemników na akcesoria biurowe na ściankach działowych, wykończonych specjalną listwą zawieszkową - radzi Jacek Szczepaniak. Zgodnie z sugestią projektantów można na nich umieścić nie tylko pojemnik na długopisy, ale również zawieszki na dyskietki i papier, a nawet podstawkę na telefon.

Mam plan, wykonam go sam
Ścianki działowe to także doskonałe miejsce do umieszczenia planu dnia. Miejsce widoczne i bezpieczne. Nasz harmonogram nie zginie wśród stosów dokumentów i notatek. Żeby jednak planowanie przyniosło oczekiwany skutek, musi być przygotowane z głową. Nie wystarczy samo spisanie zadań i oszacowanie czasu ich wykonania. Takie rozwiązanie nie przyniesie spodziewanych rezultatów. Może jedynie wywołać frustrację ciągłym przekładaniem spraw "na jutro". Rzeczy do załatwienia muszą być zapisane w odpowiedni sposób i właściwie uzupełniane o nowe wytyczne.

Dobry plan dnia:
- ma przy każdym zadaniu ustalony stopień ważności (np. na czerwono sprawy nieznoszące zwłoki, na niebiesko - ważne na dziś, na pomarańczowo - zaległości, na zielono - musi/może poczekać)
- przewiduje czas na nieprzewidziane wypadki (wezwanie przez szefa na dywanik, niespodziewany telefon, awaria komputera…)
- powinien być wyczerpujący, ale sporządzony w formie krótkich notatek
- w ciągu dnia do planu należy zaglądać po każdym zakończonym zadaniu, a raz dziennie harmonogram należy dokładnie przeanalizować.

Konieczne zmiany
Mimo, że rozsądne planowanie ułatwia życie, trzeba mieć świadomość, że nie ma nic gorszego niż kurczowe trzymanie się harmonogramu. Dobra organizacja pracy musi iść w parze z elastycznym podejściem do wykonywanych obowiązków. Sprzyjają temu mobilne zestawy meblowe wyposażone w kółka. Dzięki nim nie ma problemu, by wraz ze stertą notatek, laptopem czy projektorem multimedialnym przenieść się w inne miejsce - chociażby do sali konferencyjnej, gdzie właśnie odbywa się istotna burza mózgów. - Z myślą o nowoczesnym stylu pracy stworzyliśmy zestaw mebli Mirage. Za sprawą mobilnych szafek, kontenerów, a nawet biurek, możemy szybko i sprawnie przeorganizować, a nawet przenieść nasze miejsce pracy - podkreśla Jacek Szczepaniak z Mikomax.

Coś dla menadżerów
Odpowiednie stawianie wymagań jest sprawą motywacji i sprawnego egzekwowania wyników powierzonych zadań. Warto jednak pamiętać, że zarządzanie zespołem pracowników - a zarazem czasem, jaki poświęcają na pracę - jest znacznie łatwiejsze we właściwie zorganizowanym biurze. Dobra organizacja miejsca pracy stwarza bowiem warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Dlatego właśnie tak ważne jest, by na etapie projektowania biura, skorzystać z porad specjalistów, którzy przy aranżacji przestrzeni do pracy wezmą pod uwagę nie tylko rodzaj wykonywanych zadań, ale także specyfikę firmy, rodzaj sprzętu potrzebnego do pracy oraz socjologicznych uwarunkowań użytkowania wnętrz biurowych.